A importância da ferramenta de gestão de Manutenção Predial

Eduardo Miranda

12/14/2021 4 min read

A importância da ferramenta de gestão de Manutenção Predial

Acredito que você já ouviu a frase clássica do William E. Deming, o mestre do gerenciamento de qualidade.
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”
Muito boa não é mesmo? Para o universo da Manutenção Predial, ela cai como uma luva. Não é novidade para ninguém, que para ter um trabalho de excelência, é fundamental ter uma boa gestão, o que nos leva diretamente para o segundo ponto: As Ferramentas de Gestão de Manutenção Predial.

O que é uma ferramenta de Gestão de Manutenção Predial?

Nada mais é do que a inteligência que vai ajudar em todo o processo, desde a concepção até a execução da manutenção, bem como no acompanhamento e gerenciamento. Esse recurso faz com que as operações sejam mais claras e efetivas. Além de servir como base para tudo o que deve ser feito dentro do prédio. Isso porque é nessa ferramenta que estão as atividades preventivas, preditivas e rotinas de trabalho da equipe. Além de te ajudar a eliminar toda a papelada. Muitos condomínios ainda utilizam planilhas e OSs (Ordens de Serviço) impressas. O que é uma loucura para a apuração dos dados. Sem falar na probabilidade de erro.

Com uma ferramenta de gestão, tudo isso é resolvido com apenas alguns poucos cliques, literalmente falando. Implantar uma ferramenta de Gestão de Manutenção Predial traz inúmeros benefícios para as operações. Separei uma lista com 5(cinco) motivos para que tenha essa facilidade no seu prédio o quanto antes. São eles:

·       Planejamento dos serviços;

·       Controle da execução dos trabalhos;

·       Conhecimento dos custos de cada atividade;

·       Acompanhamento da eficiência da equipe;

·       Otimização da comunicação;

Planejamento dos serviços

É quase impossível ter em mente todas as atividades preventivas que devem ser executadas dentro de um prédio. Isso porque, em um empreendimento – por menor que ele seja – há no mínimo 100 itens que precisam de atenção. Nesse quesito a ferramenta de gestão vai ter registrado todas as rotinas e periodicidades. Não será preciso confiar na memória para saber o dia exato em que se deve fazer a limpeza dos reservatórios, por exemplo. A ferramenta avisa o gestor com antecedência, e isso se replica para todos os demais itens, bombas, elevadores, portões, e assim por diante.

Controle na execução dos trabalhos

É importante controlar o desempenho e medir a porcentagem de execução dos trabalhos. Esse inclusive é um dos indicadores básicos para todo e qualquer gestor predial. É a partir dessa informação que é possível calcular o backlog. Ter uma ferramenta que auxilie na obtenção desses dados, trará clareza para a operação, e todos ganham. Os manutencistas saberão exatamente quanto estão produzindo, e os gestores conseguirão acompanhar os serviços de perto, sem que a equipe se sinta pressionada.

Conhecimento dos custos de cada atividade

Além de saber quanto do Plano de Manutenção foi executado, os gestores devem acompanhar outro indicador crucial para a operação, que são os custos envolvidos em cada atividade. Para que um serviço seja realizado, é preciso que tenha mão-de-obra, materiais e ferramentas. E quanto custa tudo isso? Será que a mão de obra empregada é a mais aconselhada, as ferramentas estão corretas, os materiais estão sendo empregados corretamente? Quanto tudo isso representa no final do mês? Todas essas informações, também estão contidas nas ferramentas de gestão de manutenção.

Acompanhamento da eficiência da equipe

Dentro de uma operação predial, os gestores precisam ter ciência das horas gastas em cada atividade. A somatória desses valores “diz” qual foi a eficiência da equipe no final do mês. Em um prédio que não tem uma ferramenta de gestão, esse cálculo é feito manualmente. Imagine só a quantidade de informação que deve ser contabilizada, e a probabilidade de erro envolvida nessa operação. Ter que somar as horas despendidas por toda a equipe, é um trabalho gigantesco.
Se tomarmos como exemplo uma equipe com três pessoas, que executam 2 (dois) serviços cada um. Só nesse caso já teríamos que calcular mais de 120 serviços = [3 (colaboradores) x 2 (serviços por dia) x 20 (dias)]. E é obvio que um manutencista executa mais do que 2 (dois) serviços por dia. É quase impossível calcular tudo na mão.

Otimização da comunicação

Vamos continuar com o mesmo exemplo, uma equipe de manutenção composta por três colaboradores. Como é feita a passagem de plantão? Como os serviços são distribuídos entre eles? E se houver uma mudança no cronograma, como essa informação é reportada para todos? Ter uma ferramenta adequada, vai facilitar nesse fluxo de comunicação, a informação vai chegar de forma igualitária para todos, sem falar que minimiza a probabilidade de erros de interpretação. Pois bem, agora que passamos por esses 5 (cinco) pontos, eu te pergunto:
- Você acredita que ter uma boa ferramenta de gestão vai ajudar na operação e Manutenção Predial?
Acredito que a resposta foi sim.

E não se esqueça: Não se gerencia, aquilo que não se mede.


#Manutenção Predial é Coisa Séria

Manu

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